Mehr Ruhe im Büro – und mehr Tempo

Vorlagen und Textbausteine vorbereiten macht die schriftliche Kommunikation schneller und bequemer

Zwar betreuen wir alle unsere Kunden und Geschäftspartner individuell. Trotzdem gibt es natürlich in der schriftlichen Kommunikation jede Menge Standardfälle. Gut, wenn das Büro dafür vorgefertigte Brief- sowie Mailvorlagen und Textbausteine gespeichert hat. Das spart viel Zeit – und nicht nur das. Die Vorbereitung sorgt auch dafür, dass nichts vergessen wird, zum Beispiel Pflichtangaben und rechtlich wichtige Formulierungen.

 

Die am häufigsten benötigten Vorlagen und Textbausteine hier als Checkliste:

Auftragsmanagement

• Eingangsbestätigung für Auftragsanfragen
• Begleitschreiben zum Angebot
• Nachfass-Schrei­ben nach Angebot
• Auftragsannahme/-­bestätigung und Begrüßung des Kunden
• Abschluss-Schreiben nach Auftragsende, Abfrage der Kundenzufriedenheit und Übersendung des Fragebogens
• Absage einer Auftragsanfrage

Baustellenmanagement

• Anfragen an Lieferanten
• Reklamation bei Lieferanten
• Terminvorschlag, Terminankündigung Ausführung, Termin­bestätigung
• Info bei notwendigen Ausführungs-Änderungen (Begründung individuell anschließen)
• Info bei terminlichen Verzögerungen
• Einleitung zu Rückfragen (technisch, organisatorisch usw.)

Bewerbungen

• Ein­gangsbestätigung
• ggf. Begleitschreiben zu Unterlagen über die Firma
• Zwischen-Rückmeldung bei verlängerter Entscheidungsfindung
• Rückfrage bei fehlenden Dokumenten
• Absageschreiben (sollte immer zusätzlich individualisiert werden)

Reklamationen

• Erstreaktion auf Reklamation
• Prob­lemlösungsangebot bei berechtigten Beanstandungen
• Zurückweisen einer unberechtigten Beanstandung

Organisatorisches

• Übersendung einer angeforderten Unterlage (nie eine leere Mail nur mit Dateianhang versenden)
• Übersendung von gedrucktem Informationsmaterial
• Abwesenheitsmeldung bei Urlaub, Messebesuch usw.
• Dankschreiben für verschiedene Anlässe

Buchhaltung

• Begleitschreiben Rechnung mit Dank für Auftrag
• Zahlungserinnerung
• Mahnung

Abbinder

• Festtagsgruß-Abbinder für Mails (nach Anlässen, außerdem jährlich neu)
• Firmen-Kurzportrait in 1 Satz als Abbinder unter PR-Mails
• Mail-Abbinder mit kurzen saisonalen oder Image-Werbebotschaften

 

Die Texte erhalten, wo erforderlich, Platzhalter, so dass notwendige Anpassungen (Name, Datum, Auftragsnummer usw.) schnell und lückenlos möglich sind. Alle Brief- bzw. Mailvorlagen und Textbausteine speichert man am besten in einem eigenen Ordnerbereich, in Unter-Ordnern nach Themen gegliedert. Da sie sich in typischen Wendungen unterscheiden, ist zusätzlich eine Trennung nach Mailverkehr und Schriftverkehr sinnvoll. Damit alle im Büroteam darauf zugreifen können, ist eine gemeinsame Ablage zu empfehlen, etwa über eine Cloud. Für die Pflege benennt man hingegen nur eine/n Verantwortliche/n. Allein diese Person hält das Material aktuell und darf Änderungen vornehmen. So haben alle immer die neueste Version zur Verfügung, und es kommen keine unterschiedlichen Varianten in Umlauf.

 

Gute textliche Vorbereitung macht nicht nur die alltäglichen Büroabläufe schneller und bequemer. Sie unterstützt auch Markenimage, Werbung und PR, indem sie zu einem guten und einheitlichen Eindruck beiträgt: Vorformuliertes hilft Tippfehler und Missverständnisse vermeiden. Man antwortet zügiger, zeigt sich verlässlich. Außerdem passt alles sprachlich zum sonstigen werblichen Auftritt und trifft den Ton, der dem Stil deiner Firma entspricht.